Eine E-Mail ist eine elektronische Nachricht von einem Absender an einen Empfänger. Das Wort E-Mail stammt aus dem Englischen und ist eine Abkürzung für „electronic mail“, welches man frei als „elektronische Post“ oder „elektronische Nachrichten“ übersetzen kann. Der Absender und Empfänger einer E-Mail wird über eine E-Mail Adresse identifiziert, beide Parteien sind typischerweise natürliche Personen, wobei der Absender einer E-Mail auch häufig ein Computerprogramm ist.
Welcher Anbieter der richtige Anbieter ist, welche Vor- und Nachteile die einzelnen E-Mail Provider haben und eine Aufzählung der bekanntesten deutschen E-Mail Provider finden Sie auf der Begriff-Seite E-Mail Provider.
Die E-Mail ist heutzutage ein weit verbreitetes Mittel zur Kommunikation mit Freunden, Bekannten oder Unternehmen. Unternehmen und Gewerbetreibende unterliegen übrigens einer Aufbewahrungspflicht, die besagt, dass sie ihre E-Mails mehrere Jahre aufbewahren müssen (siehe u.a. §257 HGB). Doch ist die E-Mail eine anerkannte Schriftform, zum Beispiel für Kündigungen? Die gute Nachricht ist: die meisten Unternehmen akzeptieren heutzutage eine Kündigung per E-Mail. Um herauszufinden ob eine Kündigung letztendlich schriftlich erfolgen muss, sollte man in die vertragliche Vereinbarung schauen, um eine verbindliche Aussage zu erhalten. Der deutsche Gesetzgeber hat 2001 extra die Textform als Formvorschrift eingeführt, welche für digitale Kommunikation (z.B. E-Mail, WhatsApp, Fax) steht. Bei Schriftform bedarf es normalerweise immer noch eines Briefes. Vereinfachend kann man sich daher merken: Schriftform bedeutet mithilfe eines Briefes mit eigenhändiger Unterschrift des Ausstellers, bei der Textform reicht eine E-Mail.
Die Kommunikation mithilfe von E-Mail hat viele Vorteile gegenüber der konventionellen Kommunikation wie zum Beispiel per Fax oder mithilfe von Briefen. Die Zustellung einer E-Mail erfolgt normalerweise in Echtzeit und man kann E-Mais mit mobilen Endgeräten wie zum Beispiel einem Android Smartphone oder einem iPhone überall lesen und beantworten. Außerdem ist der Versand einer E-Mail kostenfrei, abgesehen natürlich von den Kosten für den Internetanschluss an sich.
Um E-Mails zu versenden benötigt man einen E-Mail Anbieter, auch Provider genannt. Bei diesem Provider muss man seinen Namen oder ein Pseudonym angeben, eine E-Mail Adresse ohne Namen oder ohne Anmeldung ist daher normalerweise nicht möglich, auch um den Versand von Spam zu vermeiden. Viele Provider ergänzen E-Mail mit eigener Werbung, welche man leider nicht ausblenden kann. Diese Anbieter profitieren von ihrer Bekanntheit, daher kann man diese Werbung am Ende einer E-Mail leider nicht deaktivieren und E-Mails ohne Werbung senden.
E-Mail Adresse
Die E-Mail Adresse wird einem vom Provider zur Verfügung gestellt. Ein Beispiel für eine E-Mail Adresse ist folgende: info@email-forensik.de. Die Adresse besteht aus zwei Teilen, welche durch das @ Zeichen voneinander getrennt werden. Der Teil vor dem @-Zeichen, auch „lokaler Teil“ ist der Name für das Postfach, in welches die E-Mail zugestellt werden soll. Der Teil nach dem @-Zeichen ist die Domain und beschreibt den Server, auf welchem sich das Postfach befindet. Server ist in diesem Fall ein anderer Begriff für einen Computer, der dauerhaft mit dem Internet verbunden ist. Nur wenn beide Teile korrekt eingegeben sind, kann eine E-Mail fehlerfrei zugestellt werden. Eine E-Mail Adresse ohne @-Zeichen kann es daher nicht geben. Da E-Mail Adressen häufig nicht unbedingt einer Person direkt zuzuordnen sind, kann die E-Mail Adresse mit einem Namen ergänzt werden, der für die technische Zustellung der E-Mail jedoch nicht benötigt wird. Dieser lässt sich frei wählen und wird vor die eigentliche E-Mail geschrieben. Um diesen Namen dann von der E-Mail zu unterscheiden, wird die eigentliche E-Mail Adresse dann in spitze Klammern gesetzt: Franz Senf <franz.senf@example.com>. Der Name kann frei gewählt werden, daher ist eine E-Mail von Bill Gates durchaus möglich: Bill Gates <franz.senf@example.com>. Da viele Programme auch nur den Namen des Absenders anzeigen, nicht jedoch die E-Mail Adresse, sollte man bei verdächtigen Inhalten immer die richtige E-Mail Adresse des Absenders überprüfen.
Eine E-Mail Adresse sollte man mit einiger Sorgfalt auswählen, denn eine Änderung der Adresse ist normalerweise nicht möglich. Häufig hat man sich in der Vergangenheit eine E-Mail Adresse ausgesucht, welche nun nicht mehr zu einem passt oder nicht seriös genug erscheint. Da stellt man sich natürlich die Frage: Wie kann man seine E-Mail Adresse ändern? Die einfachste Möglichkeit seine Adresse zu ändern ist die Registrierung einer neuen E-Mail Adresse. Einige E-Mail Anbieter bieten die Funktion an, mehrere E-Mail Adressen mit einem Konto zu verknüpfen. Die E-Mail landen dann alle in einem Postfach und man kann vor dem Absenden einer E-Mail die passende Absender-Adresse auswählen.
Wie findet man jetzt die E-Mail Adresse von einem Bekannten heraus? Es gibt keinen offiziellen Weg die Adresse von einer Person zu finden oder zu verifizieren, häufig kann man aber mithilfe von bestehenden E-Mail Adressen eines Unternehmens die richtige Adresse erraten. Wenn zum Beispiel die E-Mail Adresse frank.meier@unternehmen.de bekannt ist, und die Adresse von Herrn Peter Schmitz gesucht wird, der im gleichen Unternehmen arbeitet, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass die E-Mail Adresse peter.schmitz@unternehmen.de lautet. Dieses Vorgehen ist natürlich nicht sehr zuverlässig und im Zweifel landet die E-Mail bei einem falschen Empfänger, den man gar nicht erreichen wollte. Stellenweise findet man im Internet E-Mail Checker oder E-Mail Verifier, die versprechen zu überprüfen, ob eine E-Mail Adresse existiert oder nicht. Diese Tools können in seltenen Fällen funktionieren, bieten aber keine Garantien. Außerdem sollte man bei diesen Programmen auch vorsichtig sein und nicht seine eigene E-Mail Adresse eingeben. Diese könnte von den Anbietern dieser Tools dafür verwendet werden, um E-Mail Adressen zu sammeln und später zu nutzen, um unerwünschte E-Mails oder Spam zu senden. Der einfachste Weg eine E-Mail Adresse zu prüfen ist daher Kontakt mit der Person direkt aufzunehmen und nach der E-Mail Adresse zu fragen.
Was heißt NoReply?
Automatisierte E-Mails werden häufig mithilfe einer „No Reply“ Adresse versendet. Eine NoReply Adresse soll dem Empfänger sagen, dass auf diese E-Mail nicht geantwortet werden kann, da kein Empfänger diese Nachricht lesen wird. Der Begriff „no reply“ kommt auch aus der englischen Sprache und bedeutet so viel wie „nicht antworten“. Man sollte folglich beim Beantworten von E-Mails darauf achten, ob die Empfänger E-Mail-Adresse das Wort „NoReply“ oder „no-reply“ enthält. Sollte man doch einmal ausversehen auf eine NoReply Adresse antworten, ist dies jedoch kein Problem: Die E-Mail wird wahrscheinlich einfach nur von keinem gelesen und von der Gegenstelle, dem Empfänger, einfach ignoriert.
Der E-Mail Betreff
Der E-Mail Betreff ist das Aushängeschild einer E-Mail, da er dem Empfänger schon angezeigt wird, bevor dieser die E-Mail überhaupt geöffnet hat. Ein gut ausgewählter Betreff ist daher wichtig für eine E-Mail und sollte dem Empfänger der E-Mail direkt und deutlich vermitteln, um was es bei dieser E-Mail geht. Für den Empfänger ist der Betreff einer E-Mail auch sehr wichtig um zu überprüfen, ob es sich bei einer E-Mail um eine legitime E-Mail handelt, oder um unerwünschten Spam oder sogar eine Phishing-Mail. Außerdem ist der Betreff wichtig, wenn man später einmal nach dieser E-Mail suchen muss und die Suchfunktion verwendet. In den Suchergebnissen stehen häufig nur das Datum, der Absender und der Betreff. Der Betreff sollte daher so kurz wie möglich, aber so aussagekräftig wie nötig sein. Der Betreff einer E-Mail ist an sich kein Pflichtfeld und kann daher leer gelassen werden, dies ist aber nicht zu empfehlen, es wirkt unhöflich und viele Spamfilter bewerten dies negativ. Außerdem erhält der Empfänger keinen Anhaltspunkt, worum es geht und könnte aus Unsicherheit die E-Mail einfach löschen. Beispiele für einen schlecht ausgewählten Betreff wären Hallo oder Frage, aus dem Betreff geht nicht hervor, um was es bei der E-Mail geht. Rückfrage zum Angebot Hr. Meierhingegen erklärt direkt, um was es geht und man kann die E-Mail in einen Kontext einordnen. In den E-Mail Betreff gehört auch nicht der Inhalt der E-Mail, viele Sender schreiben bei kurzen E-Mails den Inhalt direkt in den Betreff und lassen den eigentlichen Inhalt der E-Mail unangetastet. Dies sollte vermieden werden, da das Betreff Feld nur relativ kurz ist und auf mobilen Geräten nicht immer komplett angezeigt wird.
Häufig enthält der Betreff am Anfang die Zeichenkette Re: oder AW:, das bedeutet, dass es sich um eine Antwort auf die eigentliche E-Mail handelt. AW ist dabei die Abkürzung für Antwort und Re die Abkürzung für „Reference“ oder „Response“. Wird mehrfach auf eine E-Mail geantwortet wird der Betreff jedes Mal verlängert und kann später auch so aussehen: Re: AW: Re: AW: Rückfrage zum Angebot Hr. Meier.
Was heißt CC und BCC?
Erstellt man eine E-Mail sieht man häufig nach der Eingabe des Empfängers ein Eingabefeld, welches CC heißt, häufig auch noch ein Feld mit dem Namen BCC. Was bedeuten die Felder und wie verwendet man die Funktion richtig? Anstelle von CC steht bei deutschen Anbietern häufig auch „Kopieempfänger“ und anstelle von BCC häufig „Blindkopie Empfänger“. Die Bedeutung ist relativ leicht: CC ist eine englische Abkürzung für „Carbon Copy“ und heißt übersetzt „Durchschlag“ oder „Durchschrift“, die früher häufig mit Kohlepapier („carbon“, engl. für Kohle) erstellt worden sind. Ein CC Empfänger erhält eine E-Mail genauso, wie ein Empfänger. Doch warum gibt es ein CC Feld, wenn man auch mehrere Empfänger in einer E-Mail angeben kann? Die Kopieempfänger Funktion verwendet man, wenn man einem Empfänger wissen lassen möchte, dass diese E-Mail nur rein informativ ist und zur Kenntnis genommen werden soll.
Das Blindkopie oder BCC Feld hat eine andere Bedeutung. Wird im BCC Feld eine E-Mail Adresse eingegeben, erhält diese Adresse eine Kopie dieser E-Mail, dies ist aber für alle anderen Empfänger nicht sichtbar. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn E-Mails an größere Gruppen gesendet werden, dann sollte man die E-Mail an sich selbst adressieren und alle Teilnehmer der Gruppe in das BCC Feld übernehmen. Dadurch werden die E-Mail Adressen aller Empfänger der Gruppe nicht untereinander verteilt. Die Funktion ist auch nützlich, wenn man eine weitere Person über eine E-Mail informieren möchte, ohne dass die anderen Empfänger der E-Mail dies mitbekommen.
Neben den Kopieempfängern kann eine E-Mail auch an einen anderen Empfänger weitergeleitet werden. Doch wie funktioniert das und was heißt weiterleiten genau? Mithilfe der Weiterleitungsfunktion kann eine E-Mail an einen weiteren Empfänger verschickt werden, die bisherige E-Mail wird dann im Bearbeitungsmodus angezeigt und es können neue Empfänger eingetragen werden. Der Inhalt der E-Mail bleibt dabei bestehen, vor den Betreff wird ein „WG:“ angefügt, welches darauf hinweist, dass diese E-Mail weitergeleitet wurde. Häufig wird auch anstelle des „WG:“ ein „Fwd:“ oder „Fw:“ für „Forward“ angehängt, das englische Wort für „weitergeleitet“.
Aufbau einer E-Mail
Der technische Aufbau einer E-Mail ist relativ simpel. Sie besteht aus einem Header Bereich der Metainformationen einer E-Mail, wie Betreff und Absender enthält, welche auch Kopfzeilen genannt werden. Der Kopfbereich wird durch eine Leerzeile vom Rest der Nachricht, dem Body, getrennt. Der Body enthält die eigentliche Nachricht, die der Absender geschrieben hat. Der Aufbau einer E-Mail Nachricht sollte sich an der eines normalen Briefes orientieren: Anrede, Nachricht, Grußformel. Theoretisch kann eine E-Mail somit auch komplett leer sein, also keine Nachricht oder Body enthalten. Dies ist aber eher selten und sollte vermieden werden.
Die passende Anrede
Jede E-Mail sollte mit einer passenden Anrede oder Begrüßung beginnen. Je nachdem wie gut man den Empfänger kennt, sollte man auf eine höfliche und freundliche Formulierung verwenden. In E-Mails an Unternehmen ist „Sehr geehrte Damen und Herren“ eine passende Formulierung, falls der Empfänger namentlich bekannt ist auch gerne „Sehr geehrte Frau Müller“ oder einfach „Guten Tag Herr Müller“. Bei Freunden und Bekannten kann die Anrede natürlich etwas informeller ausfallen, zum Beispiel „Lieber Stephan“ oder „Hi Sabine“. Eine häufig verwendete Anrede in E-Mails ist auch einfach nur „Hallo Frau Schmidt“ oder „Hallo Frank“. Nach der Anrede folgt immer ein Komma und in der Nachricht geht es normal kleingeschrieben (außer es folgt ein Substantiv oder Eigenname) weiter.
Der Inhalt einer E-Mail
Der Inhalt einer E-Mail sollte natürlich in Bezug zu ihrem Betreff stehen und ebenfalls, wie der Betreff, kurz und aussagekräftig sein. Das Lesen einer E-Mail benötigt Zeit und Konzentration, daher sollte man darauf achten, das Erlebnis für den Empfänger so angenehm wie möglich zu gestalten. Man sollte sich daher kurz halten und besonders auf korrekte Rechtschreibung und Interpunktion achten, schließlich möchte keiner seine Zeit damit verschwenden, eine unleserliche E-Mail zu entziffern.
Der Inhalt einer E-Mail kann zwei Formate haben: das HTML Format oder Textformat. Text E-Mails bestehen, wie der Name schon andeutet, einfach nur aus Text und sollten bevorzugt werden. HTML E-Mails nutzen hingegen die Layoutsprache des Internets („HTML - Hyper Text Markup Language“) um den Inhalt einer E-Mail zu formatieren. So können durch HTML zum Beispiel die Schrift und ihre Farbe verändert werden, sowie Bilder und Links eingebunden werden. Durch HTML E-Mails erhalten bösartige Absender aber auch viele Möglichkeiten, die Empfänger zu täuschen und auf gefährliche Webseiten zu locken (siehe Phishing), weshalb man bei HTML E-Mails besonders vorsichtig sein sollte.
Die passende Grußformel
An das Ende einer E-Mail gehört eine freundliche Grußformel. Bei der Grußformel kann man auch gerne etwas mehr Flexibilität zeigen, als bei der Anrede; speziell wenn es um die Kommunikation mit Kunden oder Dienstleistern geht. Bei der Kommunikation mit fremden Unternehmen bietet sich das formelle „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ an, im Freundes- und Bekanntenkreis eher die Grußformel „Viele Grüße“,„Beste Grüße“ oder „Schöne Grüße“. Bei engeren Freunden ist auch die Formulierung „Liebe Grüße“, oder sogar „Herzliche Grüße“ angemessen. Speziell beim Schlusswort am Ende einer E-Mail kann man auch gerne etwas mehr Kreativität zeigen, so sind „Sonnige Grüße“, „Grüße nach Düsseldorf“ oder „Beste Grüße aus Köln“ vollkommen angemessen. Im Gegensatz zur Anrede darf nach der Grußformel kein Komma gesetzt werden, so wie es auch in Briefen üblich ist. Zu guter Letzt kann Ihre E-Mail noch eine Signatur enthalten. Ein eventuell vorhandenes oder benötigtes P.S. gehört jedoch vor die Signatur und nach der Grußformel ans Ende der E-Mail.
Der Anhang einer E-Mail
Es ist möglich, E-Mails mit Anhang oder Anhängen zu versehen. Dies bedeutet, dass die E-Mail nicht nur Text enthält, sondern man eine komplette Datei, zum Beispiel ein Bild oder eine PDF Datei, mit anhängen kann. Diese wird dann zusammen mit der E-Mail an den Empfänger übertragen und ist für diesen direkt zu öffnen. Leider ist die Menge der Daten, die per E-Mail versendet werden können, durch die E-Mail Provider begrenzt, so dass es häufig nicht möglich ist, die gewünschte Datei per E-Mail zu versenden. Um diese Beschränkung zu umgehen, kann die Datei auf einen Cloud-Speicher Anbieter hochgeladen werden oder mithilfe eines Dienstleisters wie WeTransfer verwendet werden.
Lesebestätigung und Widerruf
Kann man feststellen, ob eine E-Mail vom Empfänger auch gelesen wurde? Leider gibt es dafür keine verlässliche Methode und man kann nicht sicherstellen, ob eine E-Mail auch wirklich angekommen ist. Viele E-Mail Programme bieten jedoch die Möglichkeit, eine Lesebestätigung anzufordern. Wenn diese Lesebestätigung aktiviert ist, wird der Empfänger beim Öffnen der E-Mail gefragt, ob der Absender über das Anschauen dieser E-Mail informiert werden soll. Ob diese Information gesendet wird, kann der Empfänger jedoch frei entscheiden, einige E-Mail Anwendungen zeigen diese Frage auch gar nicht an und ignorieren die Lesebestätigung komplett. Bei der Verwendung von HTML E-Mails können externe Ressourcen, wie zum Beispiel Bilder eingebunden werden. Sobald die E-Mail geöffnet und angezeigt werden soll, wird das Bild heruntergeladen und in der E-Mail Anwendung dargestellt, wodurch wiederum der Absender informiert werden könnte. Aus diesem Grund verbieten viele E-Mail Programme das automatische Anzeigen von Bildern.
Hat man zu schnell auf „Senden“ geklickt, wünscht man sich häufig, dass man eine E-Mail wieder zurückrufen oder komplett widerrufen kann. Leider ist dies nur sehr selten und unter bestimmten Bedingungen möglich, nämlich nur wenn Outlook in Kombination mit dem E-Mail Server Exchange verwendet wird, und die E-Mail intern im Unternehmen versendet und noch nicht gelesen wurde. Dann hat der Server noch Zugriff auf die E-Mail und kann den vermeintlichen Fehler Rückgängig machen. Dazu wechselt man in den Ordnern in den Ordner „Gesendete Elemente“, öffnet die entsprechende E-Mail und klickt auf „Aktionen“ und „Diese Nachricht zurückrufen...“. Wurde die E-Mail an einen anderen Server übertragen, lässt sich dies leider nicht mehr Rückgängig machen. Einige E-Mail Programme bieten die Möglichkeit noch einige Sekunden zu warten, bevor die E-Mail final versendet wird, wodurch man häufig noch auf „Rückgängig“ klicken kann. Diese Möglichkeit besteht aber meist nur ein paar Sekunden. Daher gilt in den meisten Fällen (speziell bei Freemail Anbietern wie web.de oder gmx.net): eine Widerruf, Korrektur oder Rückdatierung einer E-Mail ist nicht möglich.